La gouvernance

(draft)

Les documents de références

Chaque membre s'engage à respecter les documents suivants:

Les instances dirigeantes

Conformément à la loi 1901, l’Association repose sur une Assemblée Générale (AG) composée des membres actifs. Elles nomment les membres du bureau - composé d’un président et vice président, d'un secrétaire et vice secrétaire et d’un trésorier et vice trésorier - pour la gestion et l'administration de l’Association.

Le Centre National d’Études Spatiales (CNES) s'est vu accorder par l'Association le rôle de Conseiller fondateur pour marquer son rôle historique dans la création de FEDERATION. Le CNES ​accompagne ​l’Association​ ​et​ ​en​ ​particulier​ ​il​ ​s’assure​ ​du​ ​respect​ ​des​ ​Statuts​ ​et​ ​de​ ​la​ ​Charte​ ​FEDERATION.

L'association s'organise autour de cercles, composés des membres actifs, selon les principes de l'holacratie.

Les Cercles

Les cercles créés à ce jour au sein de l'Association sont:

  • cercle Pédagogie : qui a à la fois le rôle de définir les politiques et méthodes d’accueil des nouveaux membres, et de création et mise à disposition de tutoriaux, MOOCs et autres outils de partage des savoir-faire et connaissances

  • cercle Communication : qui a le rôle de la gestion de la communication externe de Fédération : alimenter les comptes réseaux sociaux, organiser la participation à des évènements, gérer les relations presses, gérer l’alimentation régulière du blog

  • cercle Projets : qui a le rôle de think-tank général autour des projets, notamment sur les modes de documentation, sur le lien avec le spatial, et sur les modalités de support aux projets

  • cercle Plateforme : qui est chargé de la recherche d’améliorations à apporter à la plateforme.

Chaque cercle dispose d’un “Premier Lien”, membre actif en charge de la conduite des réunions et du lien avec les autres cercles, qui peut définir les priorités et la stratégie du cercle.

Le registre des délibérations

Les délibérations des assemblées générales (ordinaires et extraordinaires) et des conseils d'administration sont accessibles en ligne. Vous pouvez les trouver sur cette page et les consulter directement en cliquant sur les liens ci-dessous :

Assemblée générale ordinaire du 21.01.2019

Assemblée générale ordinaire du 13.12.2017

Assemblée générale ordinaire du 23.10.2017

La Communication interne

Il existe deux listes de diffusion internes :

  • federation-osm (framalistes) est la liste utilisée pour la communication entre les membres actifs (au sens défini dans les statuts) ainsqi qu'avec le représentant du CNES. La stratégie de développement, la communication au quotidien sur les actions prises et à prendre, sont discutées ici.

  • bureau-federation (googlegroups) est la liste qui n'inclut que les membres du bureau, destinée notamment aux échanges nécessitant des accords pour signature, démarches administratives, décisions engageant l'association...

L'alias "contact@federation-openspacemakers.com" est redirigé vers l'adresse federation-osm, permettant à tout membre actif de répondre aux demandes de contact. La seule règle associée étant de mettre la liste bureau en copie de toute réponse adressée à une demande de contact. La communication passe aussi par l’espace Slack d’Open Space Makers, dédié aux membres actifs de l’association. De même pour le répertoire Google Drive partagé, pour partager et modifier en ligne des documents.

La gouvernance budgétaire

Conformément à la loi de 1er juillet 1901, l'Association tient une comptabilité de trésorerie.

Concernant les dépenses de fonctionnement, toute demande doit respecter les règles suivants:

Pour toute dépenses supérieure à 1000€:

  • présenter 2 devis minimum

  • fournir la documentation de l’attribution au fournisseur

  • fournir une description succincte des critères du choix (prix le moins cher, pertinence du devis par rapport au besoin, supériorité technique…)

  • archiver les 2 devis (ou plus)

Chaque dépense de plus de 100€ doit être validée par le Président et le Trésorier.

Les pièces justificatives sont conserver et archivés au siège de l'Association ( pour le format papier) et sous l'espace commun de l'Association ( pour le format numérique).

Concernant le support de la part de l'Association aux projets Fédération, celui-ci fait l'objet d'une procédure spécifique détaillée sous le chapitre "Les projets" de ce manuel.

L'amélioration continue

Il est essentiel de prendre en compte les feedbacks de l’ensemble des parties prenantes pour conduire à l’amélioration continue du fonctionnement de Fédération, et accroître l’efficacité de son action au service de ses objectifs.

Outils de remontée de feedback :

  • remontées fournies par les parrains au travers de leur suivi des nouveaux venus

  • formulaire simple de feedback sur toutes les pages du site

  • contact systématique des membres utilisateurs qui n’accèdent pas à la plateforme pour une durée supérieure à 3 mois

Traitement des feedbacks :

  • fichier récapitulatif et de classement des feedbacks

  • analyse mensuelle pour catégorisation et suites à donner

  • présentation trimestrielle en conférence (Hangout/Jitsi...) plénière pour détermination stratégie

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